Wanneer zet je een out-of-office aan, wat zet je erin — en wat beter niet?
- Waarom een goede Out of Office belangrijk is 🧭
Een out-of-office is meer dan een automatische reply. Het is je digitale visitekaartje tijdens je afwezigheid. Met de juiste toon en inhoud laat je zien dat je professioneel bent, bereikbaar via alternatieven én dat je collega’s of klanten serieus neemt.:
- ✅ Geeft duidelijkheid over je afwezigheid
- 📬 Verwijst naar de juiste contactpersoon of oplossing
- 🌱 Straalt vertrouwen en rust uit
- Wanneer zet je ‘m aan? ⏰
- 🏖️ Bij vakanties (vanaf 1 dag afwezigheid)
- 🤒 Bij ziekte of langere afwezigheid
- 📅 Tijdens officiële feestdagen
- 🎤 Als je op een event bent en niet (snel) reageert
- Wanneer liever niet? 🚫
- ⏳ Bij korte afwezigheid van een paar uur of een halve dag
- 📱 Als je je e-mail gewoon blijft lezen tijdens je vakantie (want dan schep je verwachtingen)
- 💬 Bij drukke werkdagen (gebruik dan liever een statusupdate in Teams of Slack)
- Wat moet er wél in staan? 📝
✅ Duidelijke afwezigheidsperiode
✅ Vermelding wanneer je weer reageert
✅ Een alternatief contactpersoon of oplossing
✅ Een professionele, positieve toon
✅ Eventueel: een leuke twist die bij jou of je organisatie past
- Wat liever niet? ❗
❌ “Ik lees mijn mail af en toe…” (onduidelijk)
❌ Geen einddatum noemen
❌ Flauwe grappen of vakantie-opschepperij
❌ Geen alternatief bieden
❌ Bozig of passief-agressief taalgebruik
- Oranje Inspiratie: Voorbeeldberichten 💡
👩💻 Voor freelancers / zzp’ers
Hi! Tot en met [datum] ben ik even offline. Even opladen, bijtanken, en opladen met nieuwe ideeën. Tijdens mijn afwezigheid lees ik mijn mail niet. Heb je een lopende opdracht of urgente vraag? Neem contact op met [naam collega/back-up] via [e-mail]. Vanaf [datum] pak ik de draad weer op.
Fijne dag!
[Jouw naam]
🤝 Voor inkopers / accountmanagers
Dank voor je bericht. Ik ben afwezig t/m [datum] en in die periode niet bereikbaar. Voor lopende aanvragen, bestellingen of spoedvragen kun je terecht bij mijn collega [naam] via [e-mail / telefoonnummer]. Vanaf [datum] kom ik graag weer bij je terug.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
🧑💼 Voor HR-managers
Bedankt voor je mail. Ik ben tot en met [datum] met verlof en in die periode niet bereikbaar. Voor HR-gerelateerde zaken kun je contact opnemen met [naam] via [e-mailadres]. Denk je aan vertrouwelijkheid? Zet dan alleen de relevante info in de mail. Vanaf [datum] neem ik weer contact met je op.
Hartelijke groet,
[Jouw naam]
📌 Voor officemanagers / supportfuncties
Goed dat je mailt! Op dit moment ben ik afwezig t/m [datum]. In de tussentijd worden inkomende mails niet gelezen. Heb je iets nodig dat niet kan wachten? Bel dan [naam] op [telefoonnummer] of stuur een mail naar [algemeen e-mailadres]. Vanaf [datum] ben ik er weer.
Groet!
[Jouw naam]
🎟️ Voor evenementdeelnemers / netwerksessies
Vandaag ben ik aanwezig op [event naam] en daardoor niet in de gelegenheid om direct te reageren. Morgen ben ik weer bereikbaar. Bij spoed: bel of mail [naam collega] via [telefoonnummer] of [e-mail].